ZP#002: Zachraňte projekt 😎

Úno 20, 2023 | Zvědavé pondělí

4 minuty čtení

Určitě to znáte.

Máte relativně klasický projekt. Reportujete zákazníkovi každý týden výsledky, ten jen spokojeně pokyvuje a s úsměvem schvaluje další pokračování.

Vy už se pomalu blížíte k závěru a tak si chystáte závěrečnou prezentaci k odevzdání.

V tom tři dny před odevzdáním zákazník zavolá, že vlastně vůbec není spokojený se závěrečnými výsledky a čekal mnohem víc. Samozřejmě začíná zpochybňovat i fakturaci, zda se mu to nějak moc a ať vše vysvětlíte. Existují i tací zákazníci, kteří jsou ochotni se jednoduše dohodnout, ale pro tento problém předpokládejme, že u tohoto zákazníka je dohoda opravdu velmi komplikovaná. O to lepší musí být příprava.

Co tedy dělat před závěrečným jednáním a odevzdáním?

Rozdělme si to, co je ideální udělat na dvě části.

  1. Průběžná dokumentace
  2. Vyjednávací triky

Dokumentace

Jasně, nikoho nebaví přehnaná dokumentace a často je i zbytečná, ale nějaká elementární určitě dává smysl. Minimálně je to výborný podklad pro takové případy.

  1. Cíle projektu: Důležité je zaznamenat výchozí cíle projektu a zpětně zhodnotit, zda byly splněny. Případně důkladně sledovat změny, které nastaly v průběhu.
  2. Harmonogram: Harmonogram projektu by měl být zaznamenán a aktualizován při průběhu projektu, aby bylo možné sledovat dodržování termínů.
  3. Veškeré náklady: Je důležité zaznamenat a sledovat využití všech zdrojů, jako jsou lidé, finance a technologie, aby bylo možné určit, zda bylo dosaženo efektivního využití zdrojů. Tento aspekt je důležitý hlavně z interního hlediska. Není úplně nutné kompletně diskutovat se zákazníkem.
  4. Kvalita: Důležité je zaznamenávat a sledovat kvalitu práce a výstupů projektu, aby bylo možné zajistit, že budou splňovat požadavky zákazníka.
  5. Rizika: Je nutné identifikovat a sledovat rizika projektu, aby již od začátku byli všichni zúčastnění seznámeni s případnými potenciálními problémy.
  6. Komunikace: Je nutné zaznamenávat všechny formy komunikace, jako jsou schůzky, telefonické hovory a e-maily, aby bylo možné sledovat tok informací během projektu. Doporučuji si také psát poznámky z každého kontaktu a sdílet s druhou stranou.

Pokud budete mít zdokumentovány tyto body, tak máte značnou výhodu a budete se u záverečného jednání cítit mnohem jistěji.

Vyjednávání

Nastal den D a vy jdete představit finální verzi vašeho snažení.

Máte možnost použít pár posledních vyjednávacích triků, které mohou pomoci zákazníkovi pochopit váš pohled na projekt.

Hoďte cenovou kotvu (Přerámujte situaci)

Máte jasně danou cenu, na které jste se dohodli před začátkem projektu. V den D očekáváte, že se přesně na toto téma strhne diskuze.

Připravte si rovnou nějaké mnohonásobně větší číslo, kterým celou hodnotu přerámujete. Někdo to taky nazývá cenová kotva. Variant je hned několik.

Prezentujte, kolik zákazník může zdárně dokončeným projektem vydělat.

Například: “Pokud dotáhneme všechny body v projektu do konce a vy začnete prodávat váš produkt, můžete na něm vydělat během prvních 3 měsíců 5 milionů, dle vašich předpokládaných prodejů. Což v porovnání ceny projektu 150 000 Kč je velmi výhodné.”

Případně jít na druhou stranu. Například ve formě snížení jejich nákladů.

Například: “Když dotáhneme všechny námi navrhované změny na vašem produktu. Sníží se se vaše výrobní náklady na každý kus o 5 000 Kč, což při předpokládaném objemu 1000 ks je pokles nákladů o 5 milionů při zachování stávající kvality. Což v porovnání ceny projektu 150 000 Kč je velmi výhodné.”

Cílem by mělo být, abyste zákazníkovi prezentovali takové číslo, které bude ve velkém nepoměru k jeho potenciálnímu zisku.

Prezentujte benefity pro zákazníka místo argumentováním vlastnostmi projektu/produktu

Nemusí to být pouze čísla, i když o ty jde na konec vždy 😃 Ale i jiné nemateriální hodnoty, které souvisí s jejich elementárními potřebami. Často může jít o opravdu jádro problému, které zákazník má.

Může to být:

  • Bezpečnost
  • Ekonomická well-being
  • Pocit sounáležitosti
  • Rozeznatelnost (odlišit se)
  • Kontrolu nad někým jiným

Například: “Budete s tímto projektem úplně první na trhu. Máme zjištěno, že nikdo z vaší konkurence na něčem podobném vůbec nepracuje. Získáte tedy významnou konkurenční výhodu.”

Podobná věta už obměkčila plno nepříjemných zákazníků.

Snažte se najít společné zisky

Na konci dne je však stejně úplně nejlepší, když z toho projektu budete těžit oba dva a v dlouhodobém horizontu získáte stálého zákazníka.

Takže najít společné zisky je oboustranně nejvýhodnější. Což se lehce řekne, ale hůř vymýšlí.

Jeden příklad za všechny.

Mírně tentokrát klesnu se svou cenou na tomto projektu za podmínky, že se dohodneme na budoucím objemu společné práce. Což vám zajistí stabilitu, predikovatelné vytížení a zákazníkovi spolehlivého partnera, na kterého se může spolehnout.

A co si odnést závěrem? Příprava se vyplatí, jak v průběhu, tak na samotné jednání. Průběžná dokumentace se hodí i pro interní potřeby, takže tady chybu neuděláte. A umět najít shodu je něco, z čeho můžete profitovat vždy.

Těším se na příště.

Radim

Radim Stráník

Jsem podnikatelský poradce a provedu vás od nápadu k úspěšnému podniku. Pomůžu vám začít, objevit vaše silné stránky a styl vedení.

Jsem váš společník bez podílu.

Kategorie článků

Zvědavé pondělí

Každý týden dávka neocenitelných informací.

Mohlo by vás zajímat…

ZP#014: Každou korunu třikrát otočit

Představte si, že se probouzíte v novém světě. Světě, kde start-upy a malé podniky řídí své vlastní lodě, aniž by se spoléhaly na bohaté investory nebo banky. Ne, to není scénář z nějaké sci-fi knihy – to je svět bootstrapingu.  Dnes si ukážeme svět, kde to jde i...

číst více

Pojďme spolupracovat

Napište si o úvodní konzultaci zdarma a probereme možnosti spolupráce.