Kolikrát se vám stalo, že jste klimbali na firemní poradě, která se konala hned po obědě. Odcházeli jste a vůbec jste netušili, co se tam řešilo. Porady se staly symbolem moderního pracovního života, ať už korporátního nebo startupového. Někteří z nás je vnímají jako nezbytný prostředek pro účinnou spolupráci, zatímco jiní je považují za zbytečnou zátěž. A právě v tomto kontextu se objevují kontroverzní názory a způsoby řešení.
Představte si, že Elon Musk se vás zeptá, zda opravdu potřebujete tuto poradu, nebo zda byste měli raději pracovat na něčem důležitějším. Jednoduše si řekněte, jestli vám tento meeting přináší nějakou hodnotu nebo vy osobně přinášíte hodnotu pro ostatní a pokud si řeknete, že ne. Tak prostě odejděte. Není to neslušné, ale právě chtěné. Dáváte tím najevo respekt k svému času a času ostatních.
Richard Branson by se pak mohl přidat a říci, že efektivní porady by měly být kratší, rychlejší a často dokonce i stojící, aby udržely energii a dynamiku. Rychlé stand-up porady, kdy si pouze aktualizujete status může být řešení právě pro vás.
Jeff Bezos zase dává přednost tomu, aby účastníci porad četli tichým hlasem předem připravený dokument, aby se všichni seznámili s tématem a vyhnuli se zbytečným vysvětlováním. Kontroverzní? Možná. Ale každý z těchto lídrů se snaží nalézt cestu k efektivnějšímu a smysluplnějšímu pracovnímu životu.
Seznam hlavních věcí na co se zaměřit při poradě:
- Určete jasný cíl porady
Pamatujete si, jak jsme měli ten brainstorming bez jasného cíle? Po dvou hodinách jste zjistili, že jste pouze diskutovali o tom, jaký druh kávy si každý dává ráno.
Příště stanovte cíl porady a držte se ho
. - Připravte a rozšiřte program předem
Tenkrát, když manažer přišel na poradu s nápadem představit nový projekt, ale zapomněl poslat všem účastníkům informace předem. Výsledek? Zmatené tváře a hodina strávená vysvětlováním základů.
Příště pošlete předem aspoň základní osnovu v bodech, ať se každý může elementárně připravit. - Omezte počet účastníků na klíčové osoby
Kdo nezná ten pocit, když se na poradě objeví deset lidí a každý z nich mluví jenom pět minut? Řekněme si to upřímně: polovina z nich tam nemusela být.
Pozvěte jen klíčové osoby, které mají co říci nebo co získat z daného setkání. - Zaveďte časový limit pro jednotlivé body
Jednou jsme měli poradu, kde jeden kolega převzal slovo a hovořil o jednom bodu programu po celou hodinu. Výsledek? Ostatní body zůstaly nevyřešeny a byla potřeba další schůzka.
Příště stanovte časový limit a držte se ho. - Vyzývejte k aktivní účasti a otevřené diskusi
Pamatujete si tu poradu, kdy jsme se všichni báli vyjádřit svůj názor, protože vedoucí týmu mluvil nepřetržitě? Nakonec jsme odešli s pocitem, že jsme se nepodíleli na rozhodování.
Příště dejte prostor pro diskusi a nechte vyjádřit i ty introverty, kteří často mají výborné vhledy na problém. - Zaznamenávejte akční kroky a závazky
Vzpomínáte na ten den, kdy jsme měli skvělou poradu plnou nápadů, ale nikdo si nic nezapsal? Ano, ty nápady se ztratily v éteru, a pak jste je museli znovu probrat na další poradě.
Příště si zaznamenejte aspoň základní body a akční kroky. Ujistěte se, že každý ví, co má dělat.
Tak co, připraveni zahodit ty nekonečné porady plné zívání a ztracených myšlenek? Ať už jste fanouškem Muskovy nekompromisní efektivity, Bransonovy rychlosti nebo Bezosovy tiché informovanosti, máme nástroje a tipy, které vám pomohou proměnit nudné porady v produktivní setkání plná energie. Příště si uvědomte svou hodnotu a vytěžte maximum z každého minutu stráveného v místnosti s vašimi kolegy.
Jasně, že zítra neimplementujete všechny změny, ale postupně krůček za krůčkem to přece jenom půjde. Ani se potom nenadáte a budete se na porady těšit.
